IPT Group
28.12.2020

Как обосновать компенсации сотрудникам на удаленке в 2020 и в 2021 году?


Ирина Федоскина
Ведущий юрисконсульт
В 2020 году многие перешли на новый формат сотрудничества – удаленную работу. Перед работодателями возник вопрос: как обосновать компенсацию расходов работников на оборудование рабочих мест и учесть такую компенсацию для налогообложения? Рассказывает Ирина Федоскина, ведущий юрисконсульт.
Нужна консультация по теме?

Подтверждаем расходы


По действующим правилам трудового законодательства работодатель должен обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Если работник для этих целей использует личное имущество, то ему гарантирована компенсация расходов (ст. 22, 164, 188 Трудового кодекса РФ).

Работа сотрудников удаленно и не на рабочем месте, обустроенным работодателем, не противоречит положениям трудового законодательства. Аналогичный формат работы уже был предусмотрен Трудовым кодексом РФ в положениях о дистанционной работе.

Согласно положениям Налогового кодекса РФ, если затраты на компенсацию расходов работников, связанных с исполнением трудовых обязанностей, подтверждены документально, то они могут приниматься в расходы по налогу на прибыль организаций. Такие затраты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на основании п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ.

Чтобы работодателю выплатить компенсацию работникам за вынужденные расходы и не нести при этом дополнительные налоговые издержки, ему необходимо собрать комплект документов, обосновывающих необходимость выплаты компенсаций, их размер и связь с исполнением трудовых обязанностей. При иных условиях компенсация может быть признана частью оплаты труда или иного дохода сотрудника, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами. Кроме того, если не будет подтверждена связь компенсации с коммерческой деятельностью работодателя, то и в расходы по налогу на прибыль принять их будет нельзя.

Как правильно оформить перевод на удаленную работу в 2021 году


Чтобы обосновать компенсацию затрат работников, работодатель должен прежде всего документально подтвердить направление сотрудников на удаленную работу с самостоятельной организацией рабочего места в соответствии с требованиями трудового законодательства.

С 01.01.2021 в главу Трудового кодекса РФ о дистанционной работе Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ внесены изменения, определяющие специальные правила перевода сотрудников на временную удаленную работу, включая правила компенсации дополнительных расходов работников.

Новые положения Трудового кодекса РФ, предусматривают, что временный перевод работников на дистанционную работу должен оформляться трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. С 01.01.2021 также действует норма по переводу сотрудников на удаленную работу в экстренных случаях, в том числе, в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления, без их согласия. В таких случаях достаточно будет локального акта организации.

Кроме того, новые нормы прямо указывают, что дистанционный работник вправе с согласия или с ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. В свою очередь, на работодателя возлагается обязанность компенсировать использование работником указанных оборудования и средств и возмещать расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры компенсации должны определяться положениями следующих документов: коллективного договора, локального нормативного акта организации, трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Рекомендации Минтруда и Минфина 2020 года


До вступления в силу новых положений Трудового кодекса РФ специальных положений о временном переводе работников на удаленную (дистанционную) работу предусмотрено не было.

В апреле 2020 года Минтруд в письме от 9 апреля 2020 года № 0147-03-5 рекомендовал оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору каждого работка и издать приказ произвольной формы о временном направлении на дистанционный труд. В качестве альтернативы дополнительного соглашения было предложено заявление работника, либо его согласие о направлении на удаленную работу приказом. При этом, по правилам о дистанционной работе, условия об организации рабочего места должны быть прописаны в соглашении. Так же следовало оформить соглашения или иные документы об удаленной работе: прописать условие о самостоятельном оборудовании рабочего места работником и о компенсации ему понесенных расходов с указанием перечня таких расходов, их размеров или порядка расчета.

Если условий о компенсации сразу с работниками заранее согласовано не было, то оформлять такие выплаты следует локальными актами организации.

Документальное подтверждение компенсации


Чтобы признать компенсации в расходах по налогу на прибыль и не облагать их НДФЛ и страховыми взносами, суммы выплат должны подтверждаться документами. Министерством Финансов России в письмах от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672, от 29.10.2020 № 03-04-06/94269, от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 прописан перечень документов, которыми должны подтверждаться выплаты компенсаций:
  • расчеты компенсаций;
  • копии документов, подтверждающих право собственности или аренды работника на используемое имущество;
  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (в служебных целях);
  • осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

Такой перечень документов запросит налоговый инспектор в ходе проверки, поэтому о сборе документов следует позаботиться сразу при осуществлении выплат. Размер компенсации может быть основан на фактических расходах работника, либо определяться в твердой сумме. Расчет компенсации по фактическим затратам должен быть основан на документах работника. Фиксированный размер компенсации может определяться, например, исходя из нормы затрат на оборудование рабочего места на основании данных работодателя или иным способом исходя из понятных и экономически обоснованных показателей. При этом налоговая служба в своих разъяснениях рекомендует получить от работника такие документы, как:
  • подтверждение права собственности или аренды на технику;
  • платежные документы об оплате электроэнергии, программного обеспечения, сотовой связи, расшифровку звонков и т.п.

В некоторых случаях при выплате компенсации в фиксированной сумме будет достаточно получить от работников документы, подтверждающие наличие у него техники, подключение программного обеспечения, использование сотовой связи и т.п. Если же работодатель компенсирует фактические расходы работника, то придется собирать документы, подтверждающие все компенсируемые затраты (чеки, оплаченные счета на электроэнергию, интернет, сотовую связь и т.д.).

Важно учитывать, что если работодатель решит компенсировать затраты на приобретение компьютера, принтера или программного обеспечения с длительным сроком использования, то компенсировать и признать такие расходы сразу не получится. Компенсация затрат должна осуществляться равномерно, в течение всего срока использования техники и программного обеспечения. Если же работодатель компенсирует расходы на покупки работника сразу, то признать расходы, не уплачивать НДФЛ и страховые взносы можно будет только если они будут приобретены на баланс организации, а работник вернет все работодателю после завершения удаленной работы.

Таким образом, налоговое законодательство позволяет признавать компенсацию затрат работников на организацию рабочих мест в расходах по налогу на прибыль и не облагать их НДФЛ и страховыми взносами. Для этого нужно собрать довольно значительный комплект подтверждающих документов. Часть таких документов, необходимо оформить в соответствии с требованиями трудового законодательства, другие документы должны быть представлены работниками, претендующими на компенсацию.

В связи с внесением с 01.01.2021 изменений в Трудовой кодекс РФ работодателям, компенсирующим расходы работников на удаленке, к началу 2021 года следует привести документы в соответствие с Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ и согласовать с работниками перечень документов, которые они будут предоставлять в подтверждение расходов в 2021 году.

Компания IPT Group поможет вам решить все юридические вопросы, связанные с обоснованием компенсаций сотрудникам, находящимся на удаленной работе, и с переводом на дистанционный формат. За консультацией вы можете обращаться по контактам, указанным на нашем сайте.

Нужна консультация по теме?
x

Подписка на обновления

Подпишитесь на наши обновления, и вы всегда будете в курсе актуальной информации, качественной аналитики, экспертного мнения в области юридического и финансового консалтинга